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Archiviazione sostitutiva
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La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, mirata a garantire l' equivalenza tra un documento, sia digitale che cartaceo, e le sue copie digitali.
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private ed all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni, come la documentazione di tipo fiscale.
Dotare l'organizzazione di un sistema di gestione documentale e conservazione sotitutiva garantisce innumerevoli vantaggi.
- Tra i più evidenti possiamo elencare:
- La sicurezza agli accessi: Il sistema consente l’accesso solo a chi è abilitato.
- Integrazione delle immagini dei documenti ai dati gestionali; Ad ogni singolo record database relativo ad una fattura o documento è possibile associare la scansione per una immediata visualizzazione.
- Utilizzo titolario di classificazione dei documenti: Il titolario consente il reperimento immediato del documento.
- Accessibilità ai disabili: L’archivio potrà essere consultato direttamente mediante l’uso del Pc.
- Flessibilità di gestione dei documenti: un documento può essere ricercato secondo qualsiasi combinazione di dati identificativi associati al documento stesso.
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