Nell’ambito della riorganizzazione delle procedure legate alla gestione documentale e la riorganizzazione degli spazi dedicati agli archivi documentali presso la Presidenza dei Consiglio dei Ministri, la Dirigenza ha posto particolare attenzione alle problematiche legate al reperimento dei documenti ed in particolare al costante dilatarsi dei tempi necessari alla localizzazione in archivio ed al progressivo lievitare dei costi di gestione e manutenzione degli archivi.

La serie dei documenti dei Segretari Generali della Presidenza è organizzata secondo il Titolario di classificazione e cronologicamente. È un archivio cartaceo, di notevole estensione e complessità, al quale gli uffici accedono costantemente per ricerche. Si è calcolato che oltre il 90% delle informazioni sono contenute in documenti cartacei e che il volume delle informazioni acquisite attualmente raddoppia ogni 5 anni.
Non disponendo di copie elettroniche dei documenti, non era possibile dislocare il materiale cartaceo in depositi periferici; di conseguenza numerose stanze risultavano impropriamente adibite a “deposito”. Il già elevatissimo costo degli ambienti di lavoro nei palazzi monumentali del centro storico, si univa così al costo per la produzione di fotocopie. L’eccesso di stoccaggio cartaceo negli uffici, inoltre, contravveniva le disposizioni sulla sicurezza degli ambienti di lavoro (L.626/1994).

Si è operata quindi l’archiviazione ottica documentale di tutto l’archivio cartaceo catalogando contemporaneamente ogni singolo documento mediante i campi database studiati con il committente. I documenti acquisiti sono stati quindi organizzati e raccolti in scatole da archivio numerate e dotate di un codice a barre riportante in sintesi il contenuto della scatola (estremi dei documenti contenuti).
Al termine dei lavori di acquisizione ottica e catalogazione, i contenitori sono stati trasferiti presso i depositi di stato ed organizzati in scaffali numerati. La localizzazione in archivio dei documenti originali è possibile mediante l’utilizzo del software ArchiveIT! Interrogabile direttamente da più postazioni dislocate nei depositi stessi. In qualsiasi momento è inoltre possibile leggere il codice a barre riportato sulle scatole per conoscerne il contenuto.

La consultazione ordinaria dei documenti avviene presso gli uffici della Segreteria Generale semplicemente utilizzando il modulo web di ArchiveIT! e la ricerca full-text in esso implementata. I termini ricercati vengono evidenziati direttamente sulla copia del documento originale evitando quindi di dover reperire l’originale in archivio evitando quindi il deperimento degli originali ed abbattendo drasticamente i costi legati alle fotocopie.Il progetto ArchiveIT nasce nell’ambito della riorganizzazione delle procedure legate alla gestione documentale e la riorganizzazione degli spazi dedicati agli archivi documentali presso la Presidenza dei Consiglio dei Ministri.