L’Ufficio di Segreteria del Consiglio dei Ministri, nello svolgimento delle proprie attivita’ istituzionali, ha garantito la tenuta e la conservazione dell’intero fondo documentario costituito dagli atti istitutivi dei Governi dello Stato italiano.

La raccolta, che ha inizio dal 1920, comprende non soltanto i decreti, ma anche i carteggi  e la documentazione che accompagnano le fasi costitutive, i programmi e l’attivita’ dei Governi.
L’ampiezza della serie consente di ripercorrere le vicende istituzionali e le nomine  all’interno della cornice storica monarchica italiana dal Governo Nitti, attraverso i difficili periodi della dittatura, fino alla nascita dello Stato repubblicano e al progressivo sviluppo economico-sociale del Paese.

La documentazione, originariamente conservata all’interno dell’Archivio del Dipartimento per gli affari giuridici e legislativi, è stata consegnata nel 2007 all’Ufficio del Segretario Generale, preposto alla cura dell’Archivio della Presidenza del Consiglio dei ministri, per un profondo intervento di tutela e valorizzazione. Si trattava infatti di preservare i supporti cartacei, in buona parte manoscritti, dalle aggressioni del tempo e di salvaguardare gli originali creando una banca dati e immagini corrispondente all’archivio per la consultazione digitale dei documenti.

L’intervento si e’ realizzato in due fasi essenziali: il restauro e la creazione della banca dati digitalizzata.
La prima fase, curata dalla ditta Dotti Restauro partner di IdeaSolutions, si è articolata in tre attivita’:  1. il riordino completo del fondo, avendo quale unico obiettivo la ricomposizione della suddivisione originaria basata sulla successione dei Governi e sul criterio cronologico; 2. un attento e importante intervento di restauro incentrato sulle attivita’ di rimozione delle parti metalliche, di depolveratura e ricostruzione delle parti  lacerate  o  mancanti.  3. un  nuovo  e  completo ricondizionamento mediante inserimento della documentazione in  fascicoli e contenitori a cassetta,  appositamente preparati in materiale deacidificato per la  conservazione permanente.
 
La seconda fase si è rappresentata dall’acquisizione digitale dell’intero fondo documentale, operato dalla IdeaSolutions s.r.l. e mediante la realizzazione di un apposito applicativo per l’indicizzazione degli elementi  di ricerca, la ricostruzione digitale della successione e composizione dei Governi  e la predisposizione del trattamento full text mediante l’uso della tecnologia OCR.
Le operazioni di scansione, data l’estrema delicatezza dei documenti, sono state eseguite mediante l’impiego di personale altamente specializzato ed apparecchiature professionali in gradi di garantire il minor impatto possibile con il materiale cartaceo.

La banca dati informatica, direttamente consultabile mediante il sito web appositamente realizzato da Ideasolutions, consente la navigazione sia per Governi che per contenitori fisici dei documenti. Nel primo caso alla documentazione si accede attraverso le icone che espongono le foto dei Presidenti del Consiglio aventi per didascalia la denominazione del Governo e il relativo arco temporale di riferimento. All’interno del Governo scelto, si avra’ la possibilita’ di visionare i documenti in base alla composizione dell’Esecutivo.
La navigazione per contenitori si svolge accedendo direttamente al relativo numero progressivo. Al suo interno si potranno  sfogliare a video i relativi  fascicoli contenuti.

L’applicativo presenta inoltre una  sezione dedicata esclusivamente alla ricerca dei documenti all’interno della banca dati. Tale ricerca può essere svolta per “termini” inseriti nella  fase di indicizzazione o mediante “full text”.
Al termine dei lavori di restauro e digitalizzazione nel giugno 2008, il fondo dei “Decreti costitutivi dei Governi” e’ stato collocato nella  prestigiosa sede della Sala delle Colonne di Via della Mercede 96, dotata delle piu’ moderne tecnologie di climatizzazione, informatiche  e telematiche, che consentira’ una adeguata  conservazione e garantira’  la piena fruibilita’ di questo patrimonio documentario.
Il progetto, realizzato  dall’Ufficio di Segreteria del Consiglio dei Ministri in collaborazione con l’Ufficio del Segretario generale - Servizio per la conservazione , l’informatizzazione  e la ricerca della documentazione della PCM e la IdeaSolutions s.r.l. attesta l’ampio impegno ed il forte senso di responsabilita’ che la Presidenza del Consiglio dei Ministri pone nella tutela e  valorizzazione del proprio patrimonio archivistico.