Documenti perduti o irrintracciabili sono una realtà "normale" in ogni grande organizzazione, sia pubblica che privata, dove si calcola che almeno il 30% degli originali finiscano archiviati in modo sbagliato con conseguenti perdite di tempo e di denaro.

La maggior parte dei software di gestione elettronica documentale presenti in commercio, basa il metodo di archiviazione sulla acquisizione ottica mediante scanner e successiva catalogazione mediante database. Il concetto che emerge da queste considerazioni è che “qualcuno altro ha deciso al posto nostro che tipo di ricerche avremmo potuto fare su un determinato archivio".

IdeaSolutions è stata tra le prime software house italiane a rivoluzionare le metodologie di ricerca dei documenti introducendo il concetto di ricerca “Fulltext” associata all'OCR (Riconoscimento ottico dei caratteri) ossia offrendo la possibilità agli utenti di effettuare ricerche direttamente nel testo contenuto nei documenti archiviati prescindendo dalla catalogazione database, sia per i documenti elettronici che cartacei.